文档逻辑结构

• 概述
  • 文档基本组成部分
  • 我常用的office文档组织结构
• 文档层次结构
  • 章节
  • 正文

概述

文档基本组成部分

一般文档都建议有如下几个部分:

• 封面页
  • 项目名称
  • 公司名称
  • 时间等
  • 非正式文档可省略封面页，或采用个性化页面
• 目录
• 正文

• 附件

• 页眉
  • 标志
  • 文档名称
  • 页码
  • 非最终稿文档可省略页眉

我常用的office文档组织结构

文档层次结构

章节

章节类型分为基本类型和扩充类型。当文档结构复杂时，则采用扩充类型的章节编号。

基本类型

• 第1级层次为“章”
• 第2、3、4级层次均为节
• 章节应有标题，标题文字应精炼，一般不超过15个字
• 章节划分一般不超过4级

• 章
  • 通常从1开始连续编号
  • 前言、概论等不编号或以“0”作为编号
  • 如：1 xxx, 2 xxx。
  • 正文和目录中书写章的编号时，其前不加“第”字，其后不加“章”字。引用章节时可书写成“第1章1.1.1节”形式
• 节
  • 每两个层次号码之间加“圆点”
  • 终止层次号码后不加“圆点”
  • 如：1.1 xxx，1.1.1 xxx。

扩充类型

向上扩充类型

• 如果章数过多，可以组合若干章为一篇
• 篇的编号采用“第1篇”的形式。

向下扩充类型

• 用带符号的阿拉伯数字表示扩充层次类型，表示“条、款、项、段”
• 一般分别采用“1.”表示条，“1)”表示款，“(1)”表示项，“①”表示段。
• 编号不加“条、款、项、段”等字，在引用时书写成“3条、5款、2项、1段”的形式。
• 扩充类型的“条、款、项、段”应具有标题。
• “款、项、段”可不作为扩充层次类型，作为列项格式，此时不加标题，可以直接在章节内（不隶属于某条）。

正文

列项

文档内容需要列项说明时，可在各项前加编号、符号或汉字序次语。

• 没有扩充类型的文档可以采用“款、项、段”的方式表示列项。
• 可采用带半括号的小写英文字母编号，需细分时用带双括号的小写英文字母编号。
• 各项前可采用“-，•，◇，■，◆”等。
• 各项前也可采用汉字序次语，如：
  • 第一、第二、第三
  • 其一、其二、其三
  • 首先，其次，再次
  • 一、二、三
  • 甲、乙、丙。

注：序次语“第一”“其一”“首先”后只能用逗号，不能用顿号；

序次语“一”“甲”后只能用顿号，不能用逗号；

图表

• 图表可以按出现的先后顺序编号，如：
  • 图1、图2
  • 表1、表2
  • 式(1)、式(2)
  • 定理1、定理2。
• 一般5章以上文档，图表分章编号，如：
  • 图1-2
  • 表4-6
  • 式(1-3)
  • 定理2-3。
• 图表应有简短确切的名称，置于编号之后，之间留一空格
  • 图名位于图下方
  • 表名位于表上方。
• 公式排在居中位置，编号排在右边
  • 编号加括号，但不加“式”字
  • 在引用公式时其前应加“式”字
  • 公式不必全部编号，为便于相互参照时才编号。

附录

• 附录依次采用大写拉丁字母（罗马字母）编号
  • 每个附录应有标题
  • 编号与标题之间空一字符
• 附录中章、节、图、表、定理、公式的编号应与正文编号区别，即在数字编码前加附录编号。如：
  • A1、B2
  • C1.2、B3.1
  • 图D2
  • 图A1-3
  • 表E1
  • 式(C3)
  • 定理A1